InfoMed: Microsorf Excel

DATOS

1. Tipos de Datos

Existen dos tipos de valores para ingresar en las celdas:

· Valores constantes: Son datos que se ingresan directamente en una celda. Pueden ser texto, numéricos, fechas, horas, signos, etc. Para cambiar el valor constante se lo modifica manualmente.

· Fórmulas: son referencias de celdas, nombres de celdas o rangos, funciones u operadores que dan como resultado un valor a partir de otros valores existentes.

Excel permite ingresar diferente tipos de datos:

Texto

Números

Fechas

Horas

Valores Lógicos (Verdadero y Falso)

Fórmulas y funciones

Valores de error

Mandatos u Órdenes.

Errores

Texto:

Son aquellos textos donde se involucran letras, números y símbolos. Los textos se acomodan, generalmente y en forma automática, a la izquierda de la celda. Para escribir el título de la columna solo debe posicionarse en la celda correspondiente y digitarlo.

Por ejemplo:

Posiciónese en B4 y digite Descripción y en C4 Importe.

Esto indica que en la columna B escribirá las descripciones y en la C los importes correspondientes a c/u de esas descripciones.

El título de la planilla:

Para escribir el título de la planilla solo debe posicionarse en la fila donde desea que aparezca el mismo, y escribirlo.

Luego seleccione las celdas en las cuales desea que el mismo quede centrado y pulsar el botón de centrado.

Números:

Corresponden exclusivamente a números. Para los números se pueden seleccionar formatos predefinidos o existe la posibilidad de crear nuevos formatos.

Si selecciona una celda que contenga números, y pulsa el botón derecho del Mouse, se desplegará un menú contextual; seleccione FORMATO DE CELDAS. La opción “Números” traerá los formatos predefinidos. También en esta opción podrá crear los nuevos formatos. El símbolo # significa que la cifra puede o no estar:

#.### miles con punto

#.##0,00 si no aparece ningún el número colocará 0,00 en caso contrario colocará los decimales. Para reemplazar al símbolo de moneda que trae predefinido el Excel, ingrese en WINDOWS en el PANEL DE CONTROL y en el icono Internacional lo podrá modificar. Cuando en Excel pulse el botón Moneda, automáticamente coloca el signo $ pero alineado a la izquierda.

Fechas:

Ej. 12/01/12. en La opción “Formato de las celdas” se presentas distintas formas de visualizar las fechas.

Horas:

Ej. 09:23 en La opción “Formato de las celdas” se presentas distintas formas de visualizar la hora.

Valores Lógicos (Verdadero y Falso):

Para ingresar este tipo de datos simplemente tipee VERDADERO o FALSO, según lo que necesite.

Fórmulas y funciones:

Una fórmula puede ser una operación matemática, una función o una referencia a celdas de la hoja o de otra hoja y comienza con un signo = (igual).

Ej. Obtener la suma total de los importes:

a) Con una operación matemática:

Posiciónese en la celda C9 y escriba

=C5+C6+C7+C8

b) Con una función:

=SUMA (C5:C8)

Esta función calcula la suma de un conjunto de celdas o “RANGO DE CELDAS” identificado por c5:c8; esto indica que sumará las celdas c5,c6,c7 y c8.

Digite esta función en la celda C11.

Verifique que el importe de la celda C9 es igual al de la celda C11

c) Utilizando el botón de Auto suma (en 97) o (en 2007)

Posiciónese en la celda C9, pulse la tecla SUPR o DEL para borrar el contenido de la misma, pulse el botón de autosuma. Para utilizar este botón debe posicionarse en la celda inferior de la columna que desea sumar y Excel automáticamente reconocerá cual es el rango de celda a sumar. Para obtener totales de filas y de columnas y de la intersección de ambas, seleccione todas las filas, todas las columnas, la primera fila y columna en blanco que le sigue a las que tienen datos, luego pulse el botón de autosuma.

Valores de error:

Excel al evaluar una fórmula si encuentra algún error, muestra un valor de error.

Ej.: ##### el valor numérico introducido en la celda o el resultado de la fórmula es demasiado ancho para poder visualizarlo

#¡REF!(#REF!) en la fórmula se está haciendo referencia a una celda inexistente.

Tipos de Referencias

Referencias Absoluta en Excel

Una referencia es absoluta cuando Excel no la puede ajustar para adaptarse a la fórmula conforme cambia de fila o de columna. Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dónde se copie la fórmula y se definen utilizando el símbolo “$”.

Para esto solo es necesario ubicar el dato que necesitamos en la fórmula y presionar F4, aplastamos enter y listo.

Referencias relativas en Excel

Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una fórmula.

VALIDACIÓN DE DATOS Y FUNCIÓN CONTAR SI

La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos.

Para validar los datos procedemos a realizar lo siguiente:

Primero damos clic en la opción Datos luego seleccionamos en el grupo Herramientas y escojemos Validación de datos y nos aparecerá un cuadro de dialogo
FUNCIONES CONDICIONALES

Función SUMAR.SI